אחת הטעויות הגדולות היא אי תכנון של סידור השולחנות לפני האירוע. ללא תכנית ברורה, יש סיכון לכך שהשולחנות לא יסודרו בצורה נוחה או שיישארו מקומות ריקים. השקיעו זמן בתכנון וביצירת סקיצה.
חסר מרווח בין השולחנות יכול להקשות על אורחים לנוע בנוחות. יש לדאוג לכך שיהיה מרווח של לפחות 1.5 מטר בין שולחן לשולחן, כדי לאפשר לתנועה חופשית.
כשלא מתחשבים באורחים, התוצאה עלולה להיות בעייתית. לדוגמה, סידור משפחות עם ילדים יחד או הקפיצה בין קבוצות שונות עלולה להוביל לאי נוחות. חשוב להבין את האורחים ולסדר את השולחנות בהתאם.
שימוש בשולחנות בגבהים או צורות שונות מבלי מחשבה על איזון קונספטואלי עשוי להקשות על התחושה של האורחים. עדיף לדבוק בקונספט עיצובי מחושב שמשרה תחושה של סדר.
לא לוודא שישנן מספיק שכבות שולחן (מפיות, צלחות וסכו"ם) על פי מספר האורחים. חוסרים עשויים לגרום לחוסר נוחות ולתסכול. יש לוודא שכל דבר חסר נמצא במקומו.
להשקיע בעיצוב שולחן מפואר כשאירוע הוא לא רשמי או בשולחנות פשוטים כשמדובר באירוע חגיגי. חשוב שהעיצוב יתאים לאופי האירוע ולאווירה שהוא רוצה לשדר.
חשוב להוסיף אדם שיעשה סדר וידע לכוון את האורחים לשולחנות שלהם הם שובצו, עלולים להיווצר בלבול בקרב האורחים ברגע שלא נוח ואין גישה מסודרת לשולחנות. כדאי לספק אולי שלטים או מפות קטנות שמנחות את האורחים למקומותיהם.
יש לקחת בחשבון את הסידור כאשר מדובר בהגשת מנות. אם השולחנות לא מסודרים בצורה נכון, יכול להיות עיכוב בהגשת האוכל או לוגיסטיקה מורכבת מדי.
לפעמים חשוב להוסיף חוויות נוספות לשולחנות כמו פרחים ודברים בדינמיקה של מה שימשוך את העין. יש לזכור את האווירה הכללית באירוע.
כאשר השולחנות מסודרים, יש לוודא שהכסאות נוחים. כסאות לא נוחים עלולים להפוך את חווית הישיבה למעיקה ולגרום לאורחים לעזוב מוקדם את האירוע.
תאורה לא מתאימה יכולה להשפיע על האווירה. יש לדאוג לתאורה רכה ומזמינה, במיוחד באירועים ערביים, ובמקומות חשוכים.
חשוב לדאוג שיהיו קידימונים לכל מנה ופרטים שקיימים לגבי המזון. זה יכול לעזור לאורחים להחליט מה לאכול ואילו מאכלים לוודא שאין אלרגיות.
שולחנות מלוכלכים או חפצים שאינם במצב טוב יכולים לגרום הרגשה רעה. יש לוודא שהשולחנות נקיים ומוקפדים לפני האירוע.
הצבה לא נכונה של אורחים יכולה להוביל לאי נוחות. יש להימנע מכניסה של אנשים שלא מסתדרים יחד באותו שולחן, ולשקול את הדינמיקה החברתית.
אם יש בכל אירוע עמדת שירות לספקים או לאורחים, יש לוודא שזו לא תתפוס שטח שולחנות או תגרום לאי נוחות בנושא התנועה.
יש להימנע מהשקעה לא פרופורציונלית בעיצוב שולחנות שלא מתיישר עם התקציב הכולל של האירוע. יש לבחור בעיצוב מתאים ובר השגה.
הימנעות מהטעויות הללו יכולה לשדרג את חוויית האירוח ולהבטיח שהאירוע יהיה שלא רק יפה, אלא גם נעים, נוח ומוצלח ויכולות לשפר משמעותית את חווית האורחים ולהוביל לאירוע מוצלח ומסודר. סידורי שולחנות מקצועיים ומוקפדים יכולים לעשות את ההבדל בין אירוע ממוצע לאירוע בלתי נשכח.
